Partagez vos rapports avec d'autres personnes en leur envoyant par e-mail, une invitation à accéder à Data Studio. Vous pouvez inviter des personnes ou des Google Groupes spécifiques. Vous pouvez également partager vos données à plus grande échelle en autorisant toutes les personnes disposant d'un lien à accéder à vos rapports Data Studio.
Règles de partage de l'organisation
Les administrateurs Google Workspace et Cloud Identity peuvent utiliser des règles pour limiter la façon dont les utilisateurs de leur organisation partagent des éléments Data Studio. Pour les éléments situés dans un espace de travail ou un dossier en équipe, Data Studio peut utiliser un utilisateur de règle pour vérifier et appliquer ces règles de partage.
Fonctionnement des utilisateurs de règle
Si un élément se trouve dans un espace de travail ou un dossier en équipe, un utilisateur de règle peut être désigné pour cet élément. Data Studio utilise le compte de l'utilisateur de règle pour déterminer les règles de partage de l'organisation qui s'appliquent.
Ces règles peuvent limiter les options de partage ou désactiver certaines fonctionnalités pour cet élément.
Lorsqu'un utilisateur déplace un élément dans un espace de travail ou un dossier en équipe, il devient l'utilisateur de règle pour cet élément. Si l'élément est supprimé de tous les espaces de travail et dossiers en équipe, la désignation de l'utilisateur de règle est supprimée.
Vous désigner comme utilisateur de règle pour un élément
Si vous êtes propriétaire de l'élément, mais pas l'utilisateur de règle, vous pouvez vous désigner comme tel en procédant comme suit :
- Accédez à l'élément.
- Cliquez sur person_add Partager.
- Cliquez sur l'icône en forme de roue dentée Paramètres pour ouvrir la fenêtre modale Paramètres de partage avancés.
- Dans la fenêtre modale Paramètres de partage avancés, cliquez sur Me désigner comme utilisateur de règle.
Partager un rapport
Pour partager un rapport, procédez comme suit :
- Connectez-vous à Data Studio.
- Affichez ou modifiez le rapport que vous souhaitez partager.
- Cliquez sur person_add Partager. La boîte de dialogue Partager avec des personnes et des groupes s'affiche.
Pour partager un élément depuis la page d'accueil Rapports ou Sources de données, recherchez l'élément que vous souhaitez partager. Cliquez sur l'icône à trois points Plus more_vert, puis sur Partager.
Fonctionnement du partage de rapports
Lorsque vous partagez des rapports, tenez compte des scénarios suivants :
- Aucune connexion n'est requise pour qu'un utilisateur puisse consulter un rapport partagé à l'aide du partage par lien public.
- Un utilisateur doit se connecter à son compte Google pour consulter ou modifier un rapport partagé à l'aide de son adresse e-mail ou de son Google Groupe.
- Lorsque vous partagez un rapport intégrant des sources de données, les autres éditeurs peuvent les utiliser et les modifier dans ce rapport.
- Lorsque vous partagez un rapport, les sources de données réutilisables ajoutées à ce rapport ne sont pas automatiquement partagées.
- Pour savoir comment partager une source de données réutilisable, consultez Partager des sources de données réutilisables.
- Il n'est PAS nécessaire de partager les sources de données réutilisables d'un rapport pour que d'autres utilisateurs puissent le consulter ou le modifier.
- Pour partager un rapport, vous devez disposer du rôle Propriétaire ou Éditeur pour ce rapport.
Partager avec des utilisateurs et des groupes spécifiques
Pour partager un élément avec des utilisateurs ou des groupes spécifiques, procédez comme suit :
- Connectez-vous à Data Studio.
- Affichez ou modifiez le rapport que vous souhaitez partager.
- Cliquez sur person_add Partager. La boîte de dialogue Partager avec des personnes et des groupes s'affiche.
- Sous Ajouter des personnes, saisissez les noms ou les adresses e-mail des personnes avec lesquelles vous souhaitez partager l'élément. Vous pouvez également effectuer cette opération via Google Groupes.
Sélectionnez l'autorisation d'accès pour les utilisateurs et les groupes que vous avez spécifiés :
Modifications autorisées : les utilisateurs peuvent modifier l'élément, créer et modifier des planifications et des alertes, et partager l'élément.
Consultation autorisée : les utilisateurs peuvent afficher l'élément, mais ne peuvent ni le modifier, ni le partager.
Fonctionnalité Data Studio Pro
Si le rapport est un rapport Data Studio Pro et que vous êtes un utilisateur Data Studio Pro, vous pouvez attribuer l'autorisation Peut créer des planifications aux utilisateurs et aux groupes qui disposent du rôle Lecteur , même s'ils ne sont pas des utilisateurs Data Studio Pro. Cette autorisation leur permet de créer et de modifier des planifications dans le rapport.
Si vous annulez Data Studio Pro, ces utilisateurs conserveront l'autorisation Peut créer des planifications, mais vous ne pourrez pas l'attribuer à d'autres utilisateurs.
Pour définir des autorisations différentes pour différents utilisateurs, utilisez le menu déroulant des rôles à côté de leur nom.
Par défaut, les personnes que vous invitez reçoivent un e-mail contenant un lien vers l'élément que vous partagez. Pour partager un élément sans envoyer d'e-mail, décochez la case Avertir les personnes.
Cliquez sur Envoyer.
Vous utilisez Looker Studio dans votre organisation ?
Si votre organisation utilise Google Workspace ou Google Cloud Identity pour gérer Data Studio, votre administrateur peut limiter le partage de contenus Data Studio et Data Studio Pro avec les autres utilisateurs de votre organisation. Dans ce cas, un message d'erreur s'affiche si vous essayez de partager un élément en externe. Il est également possible que vous ne voyiez plus l'option de partage par lien public.
Partager avec des comptes autres que Google
Pour inviter directement des personnes à accéder à votre rapport, elles doivent disposer d'un compte Google. Pour partager vos rapports avec des comptes autres que Google, plusieurs options s'offrent à vous :
- Demandez à la personne avec laquelle vous partagez l'élément si elle dispose d'un compte Google que vous pouvez utiliser pour le partage. Il peut s'agir de l'un des deux types de comptes suivants :
- Un compte personnel se terminant par
@gmail.com - Un compte professionnel ou scolaire utilisé pour des produits Google tels que Gmail, Drive, Docs, Sheets ou Slides
- Un compte personnel se terminant par
- Si la personne ne dispose pas de compte Google, elle devra en créer un avant que vous puissiez partager le rapport avec elle.
- Pour l'aider à s'inscrire, envoyez-lui ce lien : https://accounts.google.com/signupwithoutgmail
- Utilisez une autre méthode de partage, comme le partage par lien ou l'envoi d'un PDF par e-mail.
Partage par lien public
Le partage par lien vous permet de distribuer vos rapports plus largement qu'en invitant directement des personnes ou des groupes spécifiques. Par exemple, vous pouvez activer le partage par lien pour partager des rapports Data Studio avec des comptes autres que Google, inclure des liens dans des e-mails, des articles de blog ou des posts sur des réseaux sociaux, ou encore intégrer des liens à votre site Web.
Obtenir un lien partageable
Pour obtenir un lien partageable, procédez comme suit :
- Connectez-vous à Data Studio.
- Affichez ou modifiez le rapport que vous souhaitez partager.
- Cliquez sur person_add Partager. La boîte de dialogue Partager avec des personnes et des groupes s'affiche.
- Sous Paramètres du lien, utilisez le menu déroulant pour sélectionner l'option de partage par lien qui correspond le mieux à vos besoins.
- Cliquez sur Copier le lien.
Options de partage par lien
Si vous êtes un utilisateur standard de Data Studio, vous disposez des options suivantes :
- Tous les internautes peuvent rechercher et consulter l'élément
- Tous les internautes peuvent rechercher et modifier l'élément
- Consultation autorisée pour tous les utilisateurs disposant du lien
- Modification autorisée pour tous les utilisateurs disposant du lien
- Désactivé : accès réservé à certaines personnes
Options de partage par lien de Google Workspace
Si vous utilisez Google Workspace, les options de partage par lien peuvent être limitées aux utilisateurs de votre domaine.
Qui reçoit les demandes d'accès ?
Lorsqu'un utilisateur tente de consulter un rapport qui n'a pas été partagé avec lui, une page s'affiche pour lui indiquer qu'il ne peut pas y accéder. L'utilisateur peut cliquer sur Demander l'accès sur cette page pour envoyer un e-mail aux rôles Data Studio suivants pour ce rapport :
- Pour les rapports de la version sans frais de Data Studio ou les rapports Data Studio Pro situés dans le bac à sable d'un utilisateur, la demande est envoyée au propriétaire du rapport.
- Pour les rapports situés dans un espace de travail en équipe Data Studio Pro, la demande est envoyée à tous les gestionnaires de cet espace de travail.
Dépannage
Cette section fournit des conseils sur les problèmes courants que vous pouvez rencontrer lorsque vous partagez des éléments Data Studio.
Erreur interne 500 lors du partage d'éléments Workspace
Si le message "Une erreur interne s'est produite" s'affiche lorsque vous tentez de partager des éléments Data Studio Pro situés dans un espace de travail avec des utilisateurs externes à votre organisation, cela peut être dû à la règle "Partage limité au domaine" de votre organisation.
Les éléments Data Studio Pro d'un espace de travail sont soumis aux règles de partage de votre organisation. Si le partage limité au domaine est appliqué, vous ne pourrez peut-être pas partager des éléments avec des utilisateurs externes, même si vous appartenez à un groupe qui bénéficie d'une exception pour le partage externe sur les éléments standards.
Pour partager des éléments d'espace de travail Data Studio Pro en externe lorsque le partage limité au domaine est appliqué, essayez l'une des solutions de contournement suivantes :
- Modifier temporairement la règle d'administration : demandez à votre administrateur de supprimer temporairement la règle d'administration contenant la contrainte de restriction de domaine, d'accorder l'accès aux utilisateurs externes, puis de réappliquer la règle d'administration.
- Accorder l'accès à un Google Groupe:
- Créez un Google Groupe dans le domaine de votre organisation.
- Demandez à votre administrateur Google Workspace de désactiver la restriction de domaine pour ce groupe.
- Ajoutez l'utilisateur externe ou le compte de service à ce Google Groupe.
- Partagez l'élément Data Studio Pro avec le Google Groupe.
Limites de partage
Vous pouvez partager des éléments Data Studio et Data Studio Pro avec un maximum de 1 500 comptes principaux. (Les comptes principaux incluent les adresses e-mail individuelles et les Google Groupes.)
Cette limite provient des quotas et limites d'Identity and Access Management (IAM).