Para compartir tus informes con otras personas, envíales una invitación por correo electrónico para visitar Data Studio. Puedes invitar a personas específicas o Grupos de Google. También puedes compartir más ampliamente si permites que cualquier persona que tenga el vínculo acceda a tus informes de Data Studio.
Políticas de uso compartido de la organización
Los administradores de Google Workspace y Cloud Identity pueden usar políticas para restringir cómo los usuarios de su organización comparten los recursos de Data Studio. En el caso de los recursos que se encuentran en un espacio de trabajo o una carpeta de equipo, Data Studio puede usar un usuario de política para verificar y aplicar estas políticas de uso compartido.
Cómo funcionan los usuarios de política
Si un recurso se encuentra en un espacio de trabajo o una carpeta de equipo, se puede designar un usuario de política para ese recurso. Data Studio usa la cuenta del usuario de política para determinar qué políticas de uso compartido de la organización se aplican.
Estas políticas pueden restringir las opciones de uso compartido o inhabilitar ciertas funciones para ese recurso.
Cuando un usuario mueve un recurso a un espacio de trabajo o una carpeta de equipo, ese usuario se convierte en el usuario de política para ese recurso. Si el recurso se quita de todos los espacios de trabajo y las carpetas de equipo, se quita la designación de usuario de política.
Cómo designarte como usuario de política para un recurso
Si eres propietario del recurso, pero no el usuario de política, puedes convertirte en usuario de política siguiendo estos pasos:
- Navega al recurso.
- Haz clic en person_add Compartir.
- Haz clic en el ícono de engranaje de Configuración para abrir el diálogo Configuración avanzada de uso compartido.
- En el diálogo Configuración avanzada de uso compartido, haz clic en Convertirme en usuario de política.
Cómo compartir un informe
Para compartir un informe, sigue estos pasos:
- Accede a Data Studio.
- Consulta o edita el informe que quieres compartir.
- Haz clic en person_add Compartir. Aparecerá el diálogo Compartir con personas y grupos.
Para compartir desde la página principal de Informes o Fuentes de datos, busca el recurso que quieres compartir. Haz clic en el ícono de Más de 3 puntos more_vert y, luego, en Compartir.
Cómo funciona el uso compartido de informes
Cuando compartes informes, ten en cuenta las siguientes situaciones:
- No es necesario que un usuario acceda a su cuenta para ver un informe que se comparte con el uso compartido de vínculos públicos.
- Se requiere que un usuario acceda a su cuenta de Google para ver o editar un informe que se compartió con su dirección de correo electrónico o Grupo de Google.
- Cuando compartes un informe con fuentes de datos incorporadas, otros editores pueden usarlas y editarlas en él.
- Cuando compartes un informe, no se comparten automáticamente las fuentes de datos reutilizables agregadas a él.
- Para obtener información sobre cómo compartir una fuente de datos reutilizable, consulta Cómo compartir fuentes de datos reutilizables.
- NO es necesario compartir las fuentes de datos reutilizables de un informe para permitir que otros usuarios lo vean o editen.
- Para compartir un informe, debes tener el rol de propietario o editor en él.
Cómo compartir con usuarios y grupos específicos
Para compartir con usuarios o grupos específicos, sigue estos pasos:
- Accede a Data Studio.
- Consulta o edita el informe que quieres compartir.
- Haz clic en person_add Compartir. Aparecerá el diálogo Compartir con personas y grupos.
- En Agregar personas, ingresa los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas con las que quieres compartir el informe. También puedes compartir con Grupos de Google.
Selecciona el permiso de acceso para los usuarios y grupos que especificaste:
Puede editar: Los usuarios pueden editar el recurso, crear y editar programaciones y alertas, y compartir el recurso con otras personas.
Puede ver: Los usuarios pueden ver el recurso, pero no pueden editarlo ni compartirlo con otras personas.
Si el informe es un informe de Data Studio Pro y eres usuario de Data Studio Pro, puedes asignar el permiso Puede crear programaciones a los usuarios y grupos que tengan el rol de lector, incluso si esos usuarios no son usuarios de Data Studio Pro. Este permiso permite a esos usuarios crear y editar programaciones en el informe.
Si cancelas Data Studio Pro, esos usuarios conservarán el permiso Puede crear programaciones, pero no podrás asignar el permiso Puede crear programaciones a ningún otro usuario.
Para establecer diferentes permisos para diferentes usuarios, usa el menú desplegable de roles junto a su nombre.
De forma predeterminada, las personas a las que invitas reciben un correo electrónico con un vínculo al recurso que compartes. Para compartir sin enviar un correo electrónico, desmarca la casilla Notificar a las personas.
Haz clic en Enviar.
¿Usas Looker Studio en tu organización?
Si tu organización usa Google Workspace o Google Cloud Identity para administrar Data Studio, es posible que el administrador restrinja el uso compartido de contenido de Data Studio y Data Studio Pro a otros usuarios de tu organización. Si es así, verás un mensaje de error si intentas compartir contenido externamente. Es posible que ya no veas la opción de uso compartido de vínculos públicos.
Cómo compartir con cuentas ajenas a Google
Para invitar directamente a las personas a acceder a tu informe, deben tener una Cuenta de Google. Para compartir con cuentas ajenas a Google, tienes varias opciones:
- Pregúntale a la persona con la que compartes si tiene una Cuenta de Google con la que puedas compartir. Podría ser uno de los dos tipos de cuenta siguientes:
- Una cuenta personal que termine en
@gmail.com - Una cuenta del trabajo o educativa que usa para productos de Google, como Gmail, Drive, Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones
- Una cuenta personal que termine en
- Si la persona no tiene una Cuenta de Google, deberá registrarse para obtener una antes de que puedas compartir el informe con ella.
- Para ayudar a esa persona a registrarse, envíale este vínculo: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail
- Usa otro método de uso compartido, como el uso compartido de vínculos o el envío de un PDF por correo electrónico.
Uso compartido de vínculos públicos
El uso compartido de vínculos te permite distribuir tus informes de forma más amplia que si invitas directamente a personas o grupos individuales. Por ejemplo, puedes activar el uso compartido de vínculos para compartir informes de Data Studio con cuentas ajenas a Google, incluir vínculos en correos electrónicos, blogs o publicaciones en redes sociales, o incorporar vínculos en tu sitio web.
Obtener un vínculo para compartir
Para obtener un vínculo para compartir, sigue estos pasos:
- Accede a Data Studio.
- Consulta o edita el informe que quieres compartir.
- Haz clic en person_add Compartir. Aparecerá el diálogo Compartir con personas y grupos.
- En Configuración de vínculos, usa el menú desplegable para seleccionar la opción de uso compartido de vínculos que mejor se adapte a tus necesidades.
- Haz clic en Copiar vínculo.
Opciones de uso compartido de vínculos
Si eres un usuario estándar de Data Studio, tienes las siguientes opciones de uso compartido de vínculos:
- Cualquier usuario de Internet puede encontrar y ver el elemento
- Cualquier usuario de Internet puede encontrar y editar los elementos
- Cualquier usuario que tenga el vínculo podrá ver el elemento
- Cualquier usuario que tenga el vínculo podrá editar el elemento
- Desactivado: Solo tienen acceso usuarios específicos
Opciones de uso compartido de vínculos de Google Workspace
Si eres usuario de Google Workspace, es posible que tus opciones de uso compartido de vínculos estén restringidas a los usuarios que se encuentran en tu dominio.
¿Quién recibe las solicitudes de acceso?
Cuando un usuario intente ver un informe que no se compartió con él, verá una página que le indicará que no puede acceder al informe. El usuario puede hacer clic en Solicitar acceso en esa página para enviar un correo electrónico a los siguientes roles de Data Studio en ese informe:
- En el caso de los informes de la versión sin costo de Data Studio o los informes de Data Studio Pro en la ubicación de la zona de pruebas de un usuario, la solicitud se envía al propietario del informe.
- En el caso de los informes de un espacio de trabajo de equipo de Data Studio Pro, la solicitud se envía a todos los administradores de ese espacio de trabajo.
Soluciona problemas
En esta sección, se proporcionan instrucciones sobre los problemas comunes que puedes encontrar cuando compartes recursos de Data Studio.
Error interno 500 cuando se comparten recursos de Workspace
Si aparece un mensaje de error interno 500 cuando intentas compartir recursos de Data Studio Pro ubicados en un Workspace con usuarios externos a tu organización, es posible que se deba a la política de "Uso compartido restringido por dominio" de tu organización.
Los recursos de Data Studio Pro en un Workspace están sujetos a las políticas de uso compartido de tu organización. Si se aplica el uso compartido restringido por dominio, es posible que no puedas compartir recursos con usuarios externos, incluso si formas parte de un grupo que tiene una excepción para el uso compartido externo en recursos estándar.
Para compartir recursos de Workspace de Data Studio Pro externamente cuando se aplica el uso compartido restringido por dominio, prueba una de las siguientes soluciones alternativas:
- Modifica temporalmente la política de la organización: Pídele al administrador que quite temporalmente la política de la organización que contiene la restricción de dominio, que otorgue acceso a los usuarios externos y, luego, que vuelva a aplicar la política de la organización.
- Otorga acceso a un grupo de Google:
- Crea un Grupo de Google en el dominio de tu organización.
- Pídele al administrador de Google Workspace que desactive la restricción del dominio para ese grupo.
- Agrega el usuario externo o la cuenta de servicio a este Grupo de Google.
- Comparte el recurso de Data Studio Pro con el Grupo de Google.
Límites de uso compartido
Puedes compartir recursos de Data Studio y Data Studio Pro con un máximo de 1,500 principales. (Los principales incluyen direcciones de correo electrónico individuales y Grupos de Google).
Este límite proviene de las cuotas y los límites de Identity and Access Management (IAM).